Примерные нормативы численности работников кадровой службы отдела. При какой численности вводится ставка отдела кадров. Нормативные требования к определению штатной численности кадровиков
- 30.07.2018 /
- 0 Коментарьев
Они были разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств. Межотраслевые нормативы имели ограниченный срок действия — до 1997 г., носили рекомендательный характер и использовались в качестве основы для разработки систем нормирования труда в организациях. Обратите внимание! Официальный срок действия Межотраслевых нормативов на работы по комплектованию и учету кадров истек Межотраслевые нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту сотрудника, занимающегося комплектованием и учетом кадров.
Как рассчитать нагрузку на отдел кадров
Они показывают, например, какое число работников за определенный период времени должен проверить сотрудник отдела кадров на предмет присутствия на рабочем месте. Нормированное задание для работников кадровых служб целесообразно формировать на основе анализа содержания выполняемых ими работ (функций), степени их повторяемости и других факторов. Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и заинтересованность отдельных работников в выполнении большего объема работ (функций), совмещении профессий и должностей при условии мотивации труда.
Период выполнения нормированного задания определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости функций (работ).
Какая численность положена на одного кадровика
Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.
Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но… с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда.
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени.
Численность сотрудников на 1 кадровика
Второй путь - исходим из численности персонала Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся: Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала.
Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.
Ставка кадровика
Какая нагрузка должна быть у кадровика и когда требовать доплаты
Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.); Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.); Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.); Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.); Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.); Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.); Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).
Нвр = Топ (1 + К /100) , где Нвр — норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч;Топ — нормативное значение времени на выполнение нормируемой работы (функции), установленное по Межотраслевым нормативам, чел.-ч;К — коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%. Например, норма времени на выполнение операции «Оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:Нвр = 0,46 (1 + 8: 100) = 0,50 чел.-ч.
Норма времени на процедуру «Оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями в книжке составит:Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8: 100) = 0,864 чел.-ч.
Внимание
Постановлением Минтруда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. Численность сотрудников на 1 кадровика Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц. Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет? Внимание Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций.
Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет;
- постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.
Форум Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.
Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия. Однако они и по сей день сохраняют свою актуальность. Давайте посмотрим, как на основе указанных типовых норм можно расчитать необходимую численность инспекторов по кадрам.
РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ ИНСПЕКТОРОВ ПО КАДРАМ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ НОРМАТИВОВ При традиционном варианте работы кадровой службы инспектор в течение года выполняет все операции по учету и комплектованию кадров. Ниже приведены фрагменты нормативов времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих (таблица 1) и увольнении (таблица 2), содержащихся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 (далее — Межотраслевые нормативы).
Поскольку нормативные акты, регламентирующие систему нормирования труда, пока не разработаны, положения указанных нормативов могут применяться и в настоящее время в качестве методического пособия при расчете и разработке норм времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы. При использовании данного документа следует иметь в виду, что в некоторой степени он устарел и не учитывает произошедших изменений в трудовом законодательстве, которые нашли отражение в функциональных обязанностях сотрудников отдела кадров. Поэтому предусмотренные в нем нормативы могут не охватывать весь спектр операций, производимых при приеме и увольнении работников.
Таблица 1 Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих Содержание работ при приеме сотрудников: 1.
Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч (70 чел.-ч). Тогда:Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.Принимаем Ч = 3 чел. Таким образом, число инспекторов составит три человека.
Практика свидетельствует о значительных затратах времени кадровиков на документальное обслуживание. Для нормирования типовых работ могут быть рекомендованы Нормы времени на работы по до-кументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23. В кадровых службах (при традиционной структуре управления трудовыми ресурсами предприятия) может быть занято число табельщиков, которое определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени.
Приведем пример расчета их численности.
Posted On 10.06.2018
Таблица 1
Вид выпол-няемых операций | Объем работ за месяц | ||||
Один работник (служащий) | 0,74 | 0,8 | 43,2 | ||
Один работник (служащий) | 0,39 | 0,42 | 20,6 | ||
Одна книжка | 0,11 | 0,11 | 1,54 | ||
Один дубликат | 0,27 | 0,3 | 0,6 | ||
Одна запись | 0,07 | 0,8 | |||
Одна копия | 0,62 | 0,67 | |||
Оформление перевода | Один работник | 0,38 | 0,41 | 11,48 | |
Один работник | 0,1 | 0,11 | 0,55 | ||
Оформление отпуска | Один работник | 0,11 | 0,12 | 3,6 | |
Ведение личных карточек | Один работник | 0,08 | 0,09 | 5,4 | |
Один листок | 0,05 | 0,05 | |||
Оформление взысканий | Одно офор- мление | 0,11 | 0,12 | 1,44 | |
Один работник | 0,11 | 0,12 | 0,72 | ||
Один работник | 3,3 | 3,56 | 14,24 | ||
Один работник | 0,24 | 0,26 | 17,94 | ||
Подбор резерва | Один человек | 0,17 | 0,18 | 1,26 | |
Один работник | 0,19 | 0,21 | 1,89 | ||
. | . | . | . | ИТОГО | 196,46 |
Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами.
Считаем численность работников отделов кадров
Данные для столбца 4 вычисляете по формуле
Ч = То / Фп, где (3)
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Сколько бухгалтеров должно быть на предприятии?
Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно.
Штатная численность службы документационного обеспечения
Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?
Что влияет на количество бухгалтеров?
В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.
Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.
И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.
Определяем количество сотрудников бухгалтерии
Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.
В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?
Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!
Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии.
Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.
Автоматизация – королева эффективности
Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.
Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.
Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.
Глава 1. Кадровая служба – лицо компании
«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.
Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».
(Уоррен Хельман)
Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. ) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.
Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.
Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.
Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.
Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.
Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.
Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.
Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.
А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.
Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).
Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу ). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.
Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.
Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы).
Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.
Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.
Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.
Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.
Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).
Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.
Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:
1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе;
10) работы, связанные с АСУП;
11) прочие работы.
Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:
где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);
Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);
k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).
Юрашев получил следующее:
«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:
11,88 чел. ч – оформление отпусков;
19,7 чел. ч – оформление пенсии;
Нормируем работу кадровика, или Как посчитать численность отдела кадров
ч – увольнение;
26,64 чел. ч – прием на работу.
Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».
Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала ».
«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:
Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.
Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.
В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:
Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу
Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.
Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).
Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции
В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.
Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)
Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.
Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер.
Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!
Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.
Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.
Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):
1) полная и достоверная информация по каждому работнику;
2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;
3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;
4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);
5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.
Численность персонала кадровой службы
Расчет численности работников отдела кадров
Для более эффективной работы компании выгодно сократить лишние и ненужные расходы, которые образуются в результате некоторых недочетов в политике управления организации.
Так основной проблемой в отделе кадровой службы ОАО «ЛУКОЙЛ» являются затраты по численности персонала. Самое дорогое для любых организаций это персонал. Практически 60% всех затрат уходит на людей, их обеспечение, продвижение по карьерной лестнице, социальную защиту практически все.
Для решения данной проблемы расчитаем с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.
Таблица 1
Расчет численности инспекторов по кадрам
Вид выпол-няемых операций | Единица измерения объема работ | Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч | Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч | Объем работ за месяц | Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч |
Оформление документов при приеме на работу (служащих) | Один работник (служащий) | 0,74 | 0,8 | 43,2 | |
Оформление документов при увольнении (служащих) | Один работник (служащий) | 0,39 | 0,42 | 20,6 | |
Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней | Одна книжка | 0,11 | 0,11 | 1,54 | |
Выписка дубликата трудовой книжки | Один дубликат | 0,27 | 0,3 | 0,6 | |
Внесение записей в трудовую книжку | Одна запись | 0,07 | 0,8 | ||
Снятие копии трудовой книжки | Одна копия | 0,62 | 0,67 | ||
Оформление перевода | Один работник | 0,38 | 0,41 | 11,48 | |
Составление и корректировка графика отпусков | Один работник | 0,1 | 0,11 | 0,55 | |
Оформление отпуска | Один работник | 0,11 | 0,12 | 3,6 | |
Ведение личных карточек | Один работник | 0,08 | 0,09 | 5,4 | |
Оформление листка нетрудо-способности | Один листок | 0,05 | 0,05 | ||
Оформление взысканий | Одно офор- мление | 0,11 | 0,12 | 1,44 | |
Оформление изменения фамилии | Один работник | 0,11 | 0,12 | 0,72 | |
Оформление документов работников, уходящих на пенсию | Один работник | 3,3 | 3,56 | 14,24 | |
Оформление трудового договора | Один работник | 0,24 | 0,26 | 17,94 | |
Подбор резерва | Один человек | 0,17 | 0,18 | 1,26 | |
Оформление приказа на поощрение работника | Один работник | 0,19 | 0,21 | 1,89 | |
. | . | .
Как рассчитать численность отдела персонала |
. | ИТОГО | 196,46 |
Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 4 вычисляете по формуле
Нвр = Топ (1 + K/100), где (1)
Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;
Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;
К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
В шестой столбец вносим данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;
Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле
Ч = То / Фп, где (3)
То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;
Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что в кадровой службе ООО «Лукойл» эта работа была распределена, между двумя специалистами, то есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.
Численность персонала службы управления персоналом зависит от множества факторов: размера организации, вида его деятельности, ценностей и традиций, финансового состояния, стадии развития и т.д.
Для расчета численности кадровой службы существуют два нормативных документа, которые можно взять за основу:
1. Постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как следует из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет.
2. Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 г. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны. В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования труда продолжают их применять для расчета численности работников кадровой службы.
Численность сотрудников службы по управлению персоналом колеблется по результатам различных исследований от 30 до 2000 человек на одного сотрудника службы управления персоналом. В среднем на одного специалиста приходится 200 работников организации. Например, в США один специалист по управлению персоналом приходится на 115 работников организации, в Японии - на 38 человек.
Количество сотрудников службы по управлению персоналом (человек), необходимых для выполнения работ по управлению персоналом, можно рассчитать по следующей формуле:
Ч= Т 1 /Ф п (3.1)
где Ч - численность сотрудников службы управления персоналом; Т 1 - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (месяц); Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (.месяц).
Нормативная численность работников управления персоналом также осуществляется по формуле
Ч уп = Ч факт /250 * К доп (3.2)
где Ч факт - фактическая численность работников организации, человек; 250 - подушевой норматив на одного специалиста по управлению персоналом; К доп = 1,36 - дополнительный коэффициент, учитывающий работу по представлению установленной отчетности, проведению консультационно-разъяснительной работы по пенсионному и трудовому законодательству, анализу проблем текучести кадров, организации обучения, участию в рассмотрении жалоб, писем, заявлений и прочую работу с входящей почтой, осуществление руководящих функций.
В этот расчет численности входит единица начальника управления персоналом организации.
Качество функционирования системы управления персоналом зависит не только от профессиональной подготовки ее работников, но и от нагрузки, приходящейся на одного специалиста, т.е. от интенсивности и напряженности его труда.
Вопросы, задания и тесты
1. Что такое управление персоналом?
2. Раскройте сущность закономерностей, связанных с развитием системы управления персоналом.
3. Что понимают под принципами управления персоналом?
4. Какие принципы необходимо учитывать при формировании и развитии системы управления персоналом?
5. Раскройте содержание методов системы управления персоналом.
6. Какие основные элементы входят в систему управления персоналом организации?
7. В чем заключается содержание типов организационных структур системы управления персоналом организации?
8. Какими принципами следует руководствоваться при построении организационной структуры управления персоналом?
9. Какие задачи стоят перед службой управления персоналом?
10. Какие функции содержат в себе подразделения управления персоналом?
11. Как рассчитывается численность персонала кадровой службы?
12. Какие подразделения не входят в организационную структуру управления персоналом?
а) отдел трудовых отношений;
б) отдел исследований по персоналу;
в) бухгалтерия;
г) хозяйственный отдел.
13. Служба управления персоналом создается, если в организации заняты не менее, человек:
14. К функциям службы управления персоналом не относятся:
а) обеспечение соблюдения техники безопасности;
б) развитие персонала;
в) адаптация персонала.
15. Является ли планирование карьеры и развитие персонала функциями служб управления персоналом?
16. Какие типы оргструктуры управления персоналом встречаются на практике?
а) элементарная;
б)линейная;
в) горизонтальная;
г) функциональная;
д) матричная.
17. Какие элементы необходимо учитывать при построении оргструктуры управления персоналом?
а) вид связи;
в) консультирование;
г) периодичность;
д) материальные носители.
18. Главная цель управления персоналом состоит:
а) в максимально эффективном использовании потенциала работников для обеспечения роста эффективности работы организации;
б) минимизации потерь рабочего времени;
в) обеспечении удовлетворенности трудом.
19. Экономические методы управления персоналом отличает:
а) прямой характер воздействия;
б) косвенный характер воздействия.
Здравствуйте, поясните пожалуйста, сколько штатных единиц по норме на одного кадровика в мед. учреждении, очень интересно, с учетом специфики (воинский учет, мед.регистры, обучение, повышения квалификаций и пр.)
Ответ
Ответ на вопрос:
По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе работников по определённой должности, определяет руководитель такой организации по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Действующим законодательством не установлены обязательных для исполнения работодателем нормативов определения численности кадровых работников, в том числе для медицинских или иных организаций.
При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ).
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
-
-
-
Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы. То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций. В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков.
Нормирование труда работников определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или коллективным договором. То есть и в том и в другом случае определение норм труда работников устанавливается по договорённости между работником и работодателем. При этом работникам гарантируется соответствующее государственное содействие.
Одним из проявлений соответствующего государственного содействия является разработка и установление для однородных работ типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда. Типовые нормы труда устанавливаются соответствующим органом государственной власти (Минтрудом, Минздравсоцразвития и т.п.). Такое правило установлено статьёй 161 Трудового кодекса РФ.
Обращаю Ваше внимание, что соответствующие типовые нормы труда не являются обязательными для применения и носят лишь рекомендательный характер.
Конкретные нормы труда для работников (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы), устанавливаются на локальном уровне работодателем по договорённости с представительным органом работников, в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда.
Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников. Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму.
При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать , утвержденные . В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (см. приложение к ответу ниже).
Таким образом, в случае, если в организации нет профсоюза и коллективного договора, то работодатель сам волен определять количество работников кадровой службы.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации
По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные .
В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать , утвержденные . В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Пример расчета численности сотрудников кадровой службы
Запланированная численность сотрудников «Альфы» - 500 человек.
Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР - 20, рабочих - 30), увольнять - 45, оформлять пенсию - 20.
На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.
№ п/п | Вид выполняемых операций | Единица измерения объема работ | Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 | Норматив времени на единицу измерения, Т опi , чел. - ч | , Н врi , чел. - ч | Объем работ за год, V i | нормируемых работ, Т i , чел. - ч |
1. | Оформление документов при приеме на работу рабочих | Один сотрудник | таблицы 1 | 0,46 | 0,50 | 30 | 15 |
2. | Оформление документов при приеме на работу ИТР | Один сотрудник | таблицы 1 | 0,74 | 0,80 | 20 | 16 |
3. | Оформление документов при увольнении сотрудника | Один сотрудник | таблицы 2 | 0,39 | 0,42 | 45 | 18,9 |
4. | Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию | Один сотрудник | таблицы 21 | 3,3 | 3,56 | 20 | 71,2 |
5. | Составление отчета о численности сотрудников по полу и возрасту и рабочих по образованию | Один отчет | таблицы 23 | 10,75 | 11,61 | 1 | 11,61 |
... | |||||||
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Т н) | 3 780 |
Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Н врi = Т опi × (1 + К: 100),
Н врi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Т опi - норматив времени на единицу измерения;
К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности.
Коэффициент К принят равным восьми ( Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных ).
Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Т i = Н врi × V i ,
Т i - трудоемкость нормируемых работ;
Н врi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
V i - объем работ за год.
Годовую трудоемкость нормируемых работ (Т н) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:
Т н = Т i1 +Т i2 +Т i3 +...+Т in
Трудоемкость ненормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:
Т j = Н врj × V j ,
Т j - трудоемкость ненормируемых работ;
Н врj - нормы времени на выполнение работ, не предусмотренные сборником и установленные на основе местных нормативов методами нормирования труда;
V j - годовой объем работ, не предусмотренный сборником.
Годовую трудоемкость ненормируемых работ (Т нн) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:
Т нн = Т j1 + Т j2 +Т j3 +... + Т jn
Т о = Т н + Т нн
Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:
Ч = Т о: Ф п,
Т о - общая годовая трудоемкость;
Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год - принимается в среднем равным 1 910 часам ( Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных ).
Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» - 40 часов.
Общая годовая трудоемкость (Т о) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч).
Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч: 1 910 ч).
Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо сотрудников, занимающихся воинским учетом в организации.
Если же кадровая служба выполняет и функции службы охраны труда, необходимо дополнительно в организации на основании
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2010, N 5
Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров
Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Какова его правовая основа и какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике, читайте в материале.
Характеристики должностей
Для обеспечения рационального разделения труда, создания механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров на практике рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).
Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.
Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.
В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому.
Необходимо отметить, что на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях службы управления персоналом, подготовки и повышения квалификации кадров обеспечивали точное соответствие наименования должностей Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
В ст. 57 ТК РФ установлено, что одним из существенных, т. е. обязательных условий трудового договора, заключаемого между работодателем и работником, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Квалификационный справочник содержит следующие характеристики должностей работников, которые должны осуществлять работу с кадрами в организации:
Заместитель директора по управлению персоналом;
Менеджер по персоналу;
Начальник отдела кадров;
Начальник отдела подготовки кадров;
Инженер по подготовке кадров;
Инспектор по кадрам;
Специалист по кадрам.
Первые три должности относятся к должностям руководителей. Круг должностных обязанностей хотя и имеет много общего, но все-таки отличается, что связано прежде всего с количественным составом кадровой службы конкретной организации и задачами, которые она должна решать. Причем менеджер по персоналу сегодня - это наиболее востребованный сотрудник, с широким кругом обязанностей. Он, в частности, организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации; обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации; определяет потребность в персонале; осуществляет подбор кадров, организует обучение персонала, проведение оценки результатов трудовой деятельности работников; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию; осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
Остальные перечисленные должности относятся к должностям специалистов.
Следует отметить, что Квалификационный справочник содержит также характеристики и других должностей, имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами и организации труда: начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством; начальник лаборатории (бюро) социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела организации и оплаты труда; инженер по охране труда; психолог; социолог; техник по труду; экономист по труду; табельщик. Каждая организация самостоятельно решает, какие сотрудники будут входить в состав кадровой службы (службы управления персоналом) и как будет организовано взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями, ведающими вопросами труда.
Нормирование труда: определяем численность
Руководителей организаций и работников кадровых служб, конечно, заинтересует вопрос: сколько нужно специалистов по кадровой работе, чтобы работа была эффективной и с минимальными затратами?
Для решения этого вопроса работодателю не обойтись без нормирования труда работников кадровой службы. Далеко не все работодатели еще и сегодня понимают необходимость проведения такой работы в организации. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.
Правовую основу нормирования труда составляет гл. 22 ТК РФ. Необходимо отметить, что с введением в действие ТК РФ подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придало нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы всего коллектива данной конкретной организации.
В связи с таким порядком нормирования труда, единого централизованного обязательного нормативного документа, связанного с определением численности работников кадровой службы, не существует.
Однако в настоящее время имеют место два нормативных документа, которые организации могут принять в качестве основы для расчета численности работников кадровой службы:
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров";
Постановление Минтруда России от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.
Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.
А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных Постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов по определенному участку кадрового делопроизводства, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу-образец (табл. 1).
Таблица 1
Расчет трудоемкости работ в кадровой службе
Вид выполняемых |
Единица |
Пункт, |
Норматив |
Нормы |
Объем |
Трудоемкость |
|
Оформление |
Один |
3.1 |
|||||
Оформление |
Один |
3.2 |
|||||
Выписка новой |
Одна |
3.3.1 |
|||||
Выписка дубликата |
Один |
3.3.1 |
|||||
Внесение записей в |
Одна |
3.3.2 |
|||||
Снятие копии |
Одна копия |
3.3.3 |
|||||
Оформление |
Один |
3.4.1 |
|||||
Составление и |
Один |
3.4.4 |
|||||
Оформление отпуска |
Один |
3.4.5 |
|||||
Ведение личных |
Один |
3.4.6 |
|||||
Оформление листка |
Один |
3.4.8 |
|||||
Оформление |
Одно |
3.4.11 |
|||||
Оформление |
Один |
3.4.13 |
|||||
Оформление |
Один |
3.4.16 |
|||||
Оформление |
Один |
3.6.6 |
|||||
Подбор резерва |
Один |
3.6.13 |
|||||
Оформление приказа |
Один |
3.6.19 |
|||||
Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых в процессе кадрового делопроизводства, которые охвачены установленными нормативами.
Данные для столбца 6 вычисляете по формуле:
Н = Т (1 + К / 100),
где Н - нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел/ч;
Т - норматив оперативного времени на выполнение данной работы,
Установленный по сборнику, чел/ч;
К - коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.
В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = SUM Н x V,
где Н - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида
Работы, чел/ч;
V - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3...
N - виды выполняемых работ).
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле:
где Т - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по
Данным нормативам;
Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае
Мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.
Ч = 196,46 / 166 = 1,18.
Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.
Следует отметить, что расчеты численности работников кадровых служб по методикам указанных выше Постановлений - довольно трудоемкий процесс.
На практике должности работников кадровых служб, в т. ч. и менеджеров по персоналу, устанавливаются в штатном расписании в зависимости от численности работников данной организации.
Весьма обоснованно, на наш взгляд, вводить должность менеджера по персоналу, когда численность работников в организации стала превышать 20 человек.
В организациях численность свыше 100 сотрудников кадровая служба может состоять из 2 - 3 работников - менеджер по персоналу и инспектор (специалист) по кадрам.
В организациях, где численностью работников превышает 300 человек, может быть рассмотрен вопрос и об организации отдела кадров из 4 - 5 работников. При этом обязанности каждого работника конкретизируются.
С увеличением численности работников отдел кадров может расширяться пропорционально количеству работающих, и при этом обязанности менеджеров по персоналу будут все более конкретизироваться.
Библиография
1. Сутягин А. В., Ершов В. А., Толмачев И. А. Справочник практикующего юриста по трудовому праву. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008.
Заместитель начальника
Отдела "Делопроизводство"
Управления делами
Федеральной службы
По труду и занятости
Подписано в печать